Регламент роботи

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення виконкому міської ради

від 16.02.2011 № 30

Р Е Г Л А М Е Н Т

роботи виконавчого комітету Часовоярської міської ради

Розділ 1. Загальні положення

1.1. Регламент виконавчого комітету Часовоярської міської ради (далі Регламент) є нормативно-правовим документом, розробленим на основі Конституції України, Закону України від 21.05.97 № 280/97-ВР «Про місцеве самоврядування в Україні», інших нормативно-правових актів, регулює організаційно-процедурні питання його діяльності, визначає механізм підпорядкованості відділів та інших виконавчих органів, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення його діяльності.

1.2. Регламент затверджується рішенням виконавчого комітету. Внесення змін і доповнень до Регламенту приймаються рішенням виконкому.

У випадках прийняття законодавчих актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень даного Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконавчого комітету повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до Регламенту.

1.3. Розгляд питань, що належать повноважень виконавчого комітету, проводиться міським головою, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, відділами та іншими виконавчими органами ради, утвореними згідно з рішенням міської ради.

1.4. Порядок роботи й повноваження виконавчих органів міської ради визначаються Положенням про відповідний орган, що затверджується рішенням міської ради.

Посадові особи Часовоярської міської ради працюють у відповідності до посадових інструкцій.

1.5. Дотримання Регламенту є обов’язковим для всіх посадових осіб Часовоярської міської ради, відділів, інших структурних підрозділів, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, а також громадян міста в частині, що їх стосується.

Невиконання вимог Регламенту без поважних причин є підставою для позбавлення посадової особи премії відповідно до Положення про преміювання або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та Кодексу законів про працю України.

Розділ 2. Організаційні основи формування та діяльності виконавчого комітету

2.1. Виконавчий комітет – виконавчий орган, який відповідно до Конституції України та Закону України від 21.05.97 № 280/97-ВР «Про місцеве самоврядування в Україні» утворюється Часовоярською міською радою для здійснення виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування в межах, визначених цим та іншими законами.

2.2. Виконавчий комітет має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

На будинку, де розміщується виконавчий комітет, піднімається Державний прапор України та встановлюється табличка за зразком, затвердженим Кабінетом Міністрів України.

2.3. Виконавчий комітет міської ради утворюється радою на період її повноважень. Після закінчення повноважень ради, міського голови виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

2.4. Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою за пропозицією міського голови.

Персональний склад виконавчого комітету міської ради затверджується радою за пропозицією міського голови.

2.5. Виконавчий комітет міської ради утворюється у складі:

– міського голови;

– заступників міського голови;

– керуючого справами виконкому міської ради;

– керівників відділів та інших виконавчих органів ради;

– інших осіб.

2.6. До складу виконавчого комітету міської ради входить також за посадою секретар відповідної ради.

2.7. Очолює виконавчий комітет міський голова.

2.8. Особи, які входять до складу виконавчого комітету, крім тих, хто працює у виконавчих органах ради на постійній основі, на час засідань виконавчого комітету, а також для здійснення повноважень в інших випадках звільняються від виконання виробничих або службових обов’язків з відшкодуванням їм середнього заробітку за основним місцем роботи та інших витрат, пов’язаних з виконанням обов’язків члена виконавчого комітету, за рахунок коштів місцевого бюджету.

2.9. На осіб, які входять до складу виконавчого комітету і працюють в ньому на постійній основі поширюються вимоги щодо обмеження сумісності їх діяльності з іншою роботою (діяльністю), встановлені Законом України від 21.05.97 № 280/97-ВР «Про місцеве самоврядування в Україні» для міського голови та Законом України 07.06.2001 № 2493-ІІІ «Про службу в органах місцевого самоврядування».

2.10. До складу виконавчого комітету не можуть входити депутати Часовоярської міської ради, крім секретаря міської ради.

2.11. Виконавчий комітет є підконтрольним та підзвітним міській раді, а з питань здійснення ним делегованих повноважень органів виконавчої влади – підконтрольний та підзвітний відповідним органам виконавчої влади.

2.12. Виконавчий комітет:

– попередньо розглядає проекти місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, місцевого бюджету, проекти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд ради;

– координує діяльність виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

– має право скасовувати власні рішення та вносити до них зміни та доповнення, змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому виконавчих органів ради, а також їх посадових осіб;

– приймає рішення з інших питань та здійснює інші функції відповідно до розмежування повноважень між виконавчими органами міської ради.

2.13. Розподіл обов’язків між заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, секретарем ради здійснюється міським головою не пізніше одного місяця з дня призначення на посаду.

При цьому повинні бути визначені:

– функції і повноваження посадової особи та їх взаємозаміна;

– відділи та інші виконавчі органи міської ради, діяльність яких координується та контролюється посадовою особою.

Проект розпорядження міського голови надає керуючий справами виконкому міської ради на підставі узгодження із заступниками міського голови.

2.14. У разі відсутності чи неможливості здійснення міським головою функцій, передбачених пунктом 2.7. Регламенту, їх виконання покладається на першого заступника міського голови (з виданням відповідного розпорядження).

2.15. Робота виконавчого комітету, а також діловодство здійснюються державною мовою.

2.16. Виконавчий комітет не менше як один раз на рік звітує перед радою про свою роботу та інформує про неї мешканців міста.

Розділ 3. Планування роботи виконавчого комітету міської ради

3.1. Практична діяльність виконавчого комітету здійснюється у відповідності з перспективним, квартальним планом роботи, які складаються на відповідний період і затверджуються на чергових засіданнях виконкому.

3.2. Робота виконавчих органів міської ради – відділів, комітетів, служб – проводиться за перспективними (річними) та поточними (квартальними або місячними) планами роботи.

Основним планом роботи виконавчого комітету є квартальний.

3.3. У перспективний (річний) план роботи виконавчого комітету міської ради на рік вносяться такі розділи:

– основні організаційні заходи (питання, які виносяться на розгляд виконкому міської ради в плановому порядку, а також в плані контролю; питання, які виносяться на апаратні наради з керівниками відділів та служб, семінари та інші загальноміські заходи тощо);

– загальні положення;

– інші питання діяльності виконавчих органів ради.

Плани роботи розробляються на основі доручень та пропозицій міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради, членів виконавчого комітету, керівників відділів. Пропозиції повинні містити відповідні обґрунтування.

В плані роботи виконкому вказуються дата проведення засідання виконкому, питання, які виносяться на розгляд виконкому, та відповідальний за підготовку питання.

3.4. Формування перспективних планів роботи виконкому здійснює керуючий справами виконкому міської ради за пропозиціями відділів, погодженими з заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов’язків).

3.5. Порядок підготовки та затвердження перспективного (річного) плану роботи виконавчих органів Часовоярської міської ради:

– заступники міського голови за поданням керівників відділів надають пропозиції про включення питань до плану роботи виконавчого комітету міської ради керуючому справами виконкому не пізніше ніж за 30 днів до дати останнього засідання виконавчого комітету поточного року для підготовки відповідного проекту рішення виконавчого комітету;

– керуючий справами виконкому міської ради узагальнює пропозиції, готує проект плану роботи виконкому міської ради та не пізніше ніж за 20 днів до дати останнього засідання виконавчого комітету міської ради поточного року вносить його на узгодження міському голові, секретарю ради, заступникам міського голови;

– сформований та погоджений проект рішення виконавчого комітету міської ради про затвердження плану роботи виноситься на останнє засідання виконкому поточного року для розгляду;

– загальний відділ міської ради не пізніше як у тижневий строк після затвердження плану роботи доводить його до виконавців.

Загальний контроль перспективного плану роботи виконавчого комітету здійснює керуючий справами виконкому міської ради.

3.6. Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи за рішенням міського голови.

Виключення із плану роботи здійснюється за дозволом міського голови на підставі службової записки заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради, начальників відділів.

3.7. Поточний (квартальний) план роботи виконкому міської ради повинен включати:

– перелік актуальних питань, пов’язаних з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку міста, виконання бюджету, розгляду звернень громадян, питання, що потребують розгляду на засіданнях виконкому, нарадах у міського голови і його заступників та вжиття заходів для їх вирішення;

– перелік Законів України, Указів, Розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень міського голови, хід реалізації яких оперативно розглядатиметься в порядку перевірки їх виконання;

– перелік основних організаційно-масових заходів, проведення яких здійснюється виконкомом міської ради, або за його участю.

3.8. Робота відділів та структурних підрозділів виконкому проводиться за квартальними планами. Їх розглядають і затверджують заступники міського голови та керуючий справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.

3.9. Контроль за виконанням планів роботи виконкому та його структурних підрозділів здійснюється заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов’язків).

3.10. План діяльності виконкому Часовоярської міської ради з підготовки проектів регуляторних актів на наступний календарний рік затверджуються не пізніше 15 грудня поточного року.

Затверджений план діяльності з підготовки проектів регуляторних актів, а також зміни до них оприлюднюються не пізніш як у десятиденний строк після їх затвердження в засобах масової інформації (міській газеті «За огнеупори», міськрайонній газеті «Вперед») та/або шляхом розміщення в мережі Інтернет (на офіційному сайті Артемівської міської ради).

Якщо проект регуляторного акта не внесено до затвердженого плану діяльності з підготовки проектів регуляторних актів, то розробник регуляторного акту, вносить відповідні зміни до плану не пізніше десяти робочих днів з початку підготовки цього проекту або з дня внесення проекту на розгляд, але не пізніше дня оприлюднення цього проекту.

Розділ 4. Порядок підготовки і проведення засідань виконавчого комітету міської ради

4.1. Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання.

Засідання виконкому проводиться в міру необхідності, але не рідше одного разу на місяць (як правило, третя середа) і є правомочними, якщо в них бере участь більше половини від загального складу виконкому.

У
Позачергові засідання виконавчого комітету проводяться у випадку необхідності з повідомленням членів виконкому та учасників засідання не пізніше ніж за 2 дні до його проведення.
В особливих випадках засідання виконавчого комітету може бути скликане невідкладно.
4.2. Скликання засідань виконавчого комітету міської ради здійснюється міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», першим заступником міського голови.

4.3. Загальна підготовка засідань виконавчого комітету покладається на керуючого справами виконкому міської ради.

Організаційне та технічне забезпечення засідань здійснює загальний відділ міської ради.

4.4. На підставі квартального плану роботи керуючий справами виконкому міської ради формує проект порядку денного засідання виконавчого комітету та подає його для розгляду міському голові, секретарю ради, заступникам міського голови, керівникам відділів, спеціалісту-юрисконсульту міської ради.

Проект порядку денного включає:

– питання з квартального плану роботи;

– питання, розгляд яких витікає із Указів та Розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, Донецької обласної державної адміністрації, виконкому Артемівської міської ради;

– робочі питання.

4.5. Питання на розгляд виконавчого комітету вносяться міським головою, секретарем ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, керівниками відділів (з питань, що відносяться до їх компетенції), членами виконавчого комітету, постійними комісіями міської ради.

4.6. При виникненні необхідності розгляду на засіданні виконкому позапланового питання воно виноситься за місяць до засідання. Порядок підготовки матеріалів такий само, як і для планового.

Термінове питання може вноситися на засідання міським головою, секретарем ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, членами виконавчого комітету, постійними комісіями міськради, при цьому матеріали повинні бути підготовленими, як виняток, не пізніше ніж за два дні до засідання.

4.7. За 20 днів до дня засідання виконавчого комітету відділом, питання якого буде розглядатися, розробляється робочий план підготовки засідання, яким обумовлюється склад комісії з підготовки питання, терміни підготовки необхідних матеріалів та їх надання.

4.8. Підготовка питань на засідання виконавчого комітету здійснюється членами виконавчого комітету, заступниками міського голови, керівниками відділів, комітетів та служб. До підготовки питань можуть залучатися спеціалісти підприємств, установ та організацій, експерти, представники громадських організацій, політичних партій, рухів.

4.9. Довідки, проекти рішень з основних питань, що готуються до розгляду на черговому засіданні виконкому, надаються відповідними відділами керуючому справами виконкому міської ради не пізніше ніж за 5 днів до дня засідання.

4.10. Проекти рішень з основних питань можуть попередньо розглядатися профільною постійною депутатською комісією, за результатами якого складається висновок та додається до проекту рішення.

4.11. Персональну відповідальність за зміст проектів рішень виконкому несуть керівники відділів, заступники міського голови, які причетні до їх підготовки.

4.12. Питання, за якими проекти рішень виконкому не представлені в установлений термін, можуть бути включені в проект порядку денного засідання виконкому тільки з дозволу міського голови.

4.13. Члени виконавчого комітету не пізніше ніж за два дні до засідання, можуть ознайомитися з порядком денним і матеріалами з усіх основних питань, що вносяться на розгляд.

4.14. Склад учасників розгляду питання на засіданні виконкому визначається керівником підрозділу, що готував питання, та узгоджується з міським головою.

4.15. Списки запрошених із зазначенням прізвища, ім’я та по батькові, посади, підписані заступниками міського голови, начальниками відділів передаються до загального відділу міської ради одночасно з іншими матеріалами.

4.16. На запрошення членів виконавчого комітету, за погодженням з міським головою, у засіданнях можуть брати участь депутати всіх рівнів.

На запрошення членів виконавчого комітету, за погодженням з керуючим справами виконавчого комітету, у засіданнях (в якості запрошених) можуть брати участь громадяни, представники підприємств, установ, організацій.

4.17. На кожному засіданні виконкому присутні начальник загального відділу міської ради, спеціаліст-юрисконсульт міської ради.

4.18. Сповіщення про час засідання виконавчого комітету членів виконавчого комітету, працівників виконавчих органів міської ради, засобів масової інформації проводить загальний відділ міської ради; запрошених осіб – керівники підрозділів, які готували питання до розгляду.

4.19. Реєстрацію учасників, забезпечення порядку проведення засідання, протоколювання здійснює загальний відділ міської ради.

4.20. Засідання виконавчого комітету веде міський голова, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», перший заступник міського голови.

4.21. Порядок ведення і порядок розгляду питань, включених до порядку денного, затверджується виконкомом на початку засідання.

4.22. Для доповіді з основного питання на засіданні виконавчого комітету надається не більше 10 хвилин, співдоповіді – 5 хвилин, виступів у дебатах – 5 хвилин, довідок – 3 хвилини. Після кожних 1,5 години роботи в засіданні виконкому оголошується перерва до 15 хвилин.

4.23. Члени виконавчого комітету на засіданні мають право:

– вимагати від доповідачів і запрошених роз’яснень щодо питань, які розглядаються;

– брати участь в обговоренні всіх питань;

– пропонувати прийняття проектів рішень, змін та доповнень до них або перенесення розгляду питання на наступне засідання;

– вносити пропозиції до проекту рішення.

4.24. Запрошені на засідання мають право:

– приймати участь в обговоренні винесеного питання;

– давати довідки з питань, що розглядаються;

– задавати доповідачу питання.

Особи, присутні на засіданнях виконавчого комітету, повинні утримуватися від публічних проявів свого ставлення до того, що відбувається на засіданні, не порушувати порядок, а також не коментувати прийнятих рішень чи процесу їхнього обговорення.

4.25. Рішення виконавчого комітету міської ради приймаються на засіданнях більшістю голосів від загального складу виконкому та підписуються міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», першим заступником міського голови, додатки – керуючим справами виконкому міської ради.

4.26. У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд ради.

4.27. Рішення виконавчого комітету з мотивів їх невідповідності Конституції або законам України визнаються незаконними в судовому порядку.

4.28. Рішення виконавчого комітету міської ради з питань, віднесених до власної компетенції виконавчих органів ради, можуть бути скасовані міською радою.

4.29. Рішення виконавчого комітету набирають чинності з моменту їх прийняття та підписання міським головою, якщо не встановлено інший термін введення їх в дію.

Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру набирають чинності з дня їх офіційного оприлюднення в засобах масової інформації (міській газеті «За огнеупори», міськрайонній газеті «Вперед») та/або шляхом розміщення в мережі Інтернет (на офіційному сайті Артемівської міської ради), якщо не встановлено більш пізніший строк введення цих рішень в дію.
4.30. Рішення, по яких у ході обговорення були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом трьох днів після засідання остаточно редагуються відповідними посадовими особами і подаються на підпис міському голові, а після підпису тиражуються загальним відділом міської ради.

4.31. Кожне рішення має свій номер і дату його прийняття. Нумерація рішень виконкому ведеться від № 1 за наростанням протягом календарного року.

4.32. Рішення виконавчого комітету протягом 10 днів після засідання направляються тим виконавчим органам міської ради, яких вони стосуються, організаціям, підприємствам та установам, яким доручено їх виконання, а з планових питань – загальному відділу, апарату ради.

4.33. Відправлення рішень здійснюється загальним відділом міської ради згідно з реєстром розсилки.

Список адресатів визначається особою, яка підготувала проект рішення та узгоджується керуючим справами виконкому, заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

4.34. По результатам засідання виконкому не пізніше ніж у 10-денний термін складається протокол засідання виконавчого комітету, який підписується міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», першим заступником міського голови та керуючим справами виконкому міської ради.

До протоколу засідання виконкому, крім рішень та листів погодження, додаються довідки, інформації, всі інші документи, на основі яких готуються рішення виконкому.

4.35. Протоколи засідання виконкому зберігаються у загальному відділі міської ради та надаються для ознайомлення зацікавленим особам тільки по узгодженню з міським головою та керуючим справами виконкому міської ради.

Оригінали протоколів засідань виконкому оформляються належним порядком і передаються в державний міський архів на постійне зберігання.

4.36. Контроль за виконанням рішень виконкому, які мають контрольні терміни, покладаються на начальника загального відділу міської ради.

4.37. Для отримання інформації про прийняті рішення, отримання офіційних копій нормативних актів зацікавлені особи звертаються до керуючого справами виконавчого комітету.

4.38. Рішення виконкому, прийняті в межах його повноважень, є обов’язковими для виконання всіма розташованими на території міста підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, об’єднаннями громадян, а також громадянами, які постійно або тимчасово проживають на території міста.

4.39. В окремих випадках для термінового вирішення питань можуть прийматись рішення виконкому шляхом опитування.

Рішення виконкому, що приймаються шляхом опитування, підписуються членами виконкому, які згодні з запропонованим проектом рішення, кількість підписів повинна бути більше половини загальної чисельності членів виконкому.

4.40. Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбувається засідання виконкому міської ради, надається керуючим справами виконкому, або заступником міського голови.

5. Порядок підготовки та проведення нарад, інших заходів у виконавчому комітеті

5.1. Наради, інші заходи у виконавчому комітету міської ради проводяться у відповідності до планів роботи виконавчого комітету або за вказівкою міського голови, секретаря ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради.

5.2. Організаційне та технічне забезпечення нарад за участю міського голови (порядок денний, дата і час проведення, список запрошених осіб, список осіб, виступаючих зі звітом або інформацією) покладається на загальний відділ міської ради, спеціаліста з організаційної діяльності міської ради та керуючого справами виконкому. У разі тематичних нарад – на відповідний відділ та заступника міського голови (за розподілом обов’язків).

Матеріали до наради готують відділи та заступники міського голови.

5.3. Дата проведення і порядок денний нарад, які проводять заступники міського голови, визначається ними самостійно і подаються у загальний відділ для включення в плани.

5.4. Список осіб, які запрошуються на наради та інші заходи, погоджується з міським головою або його першим заступником.

5.5. Ведення протоколу, повідомлення учасників нарад, технічне забезпечення покладається на загальний відділ міської ради та спеціаліста з організаційної діяльності міської ради. Підготовка доповідей покладається на відповідні відділи міської ради.

5.6. Проведення заходів щодо пам’ятних дат, урочистих подій, зборів представників громадських організацій, підготовка доповідей покладається на заступників міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

Організаційно-технічне забезпечення цих заходів здійснює загальний відділ міської ради та спеціаліст з організаційної діяльності міської ради.

5.7. Офіційне повідомлення засобів масової інформації про порядок денний і підсумки розгляду питань на нарадах надають загальний відділ міської ради або спеціаліст з організаційної діяльності міської ради.

Розділ 6. Організація роботи з документами у виконавчому комітеті

6.1. Загальні положення

6.1.1. Організація роботи з документами у виконавчому комітеті Часовоярської міської ради здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153, Інструкції з діловодства в Часовоярській міській раді та її виконавчому комітеті, затвердженої розпорядження міського голови від 29.12.2007 № 226рр та даним Регламентом.

6.1.2. Прийняття і первинна обробка всієї кореспонденції, що надходять до виконавчого комітету, їх реєстрація здійснюється секретарем приймальної.

6.1.3. Посадовим особам міської ради, виконавчого комітету, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від представників установ та організацій міста.

6.1.4. Уся вхідна пошта, адресована на ім’я міського голови, після їх реєстрації подається йому на розгляд (а у разі його відсутності — особі, що його заміщає) у день отримання.

Пошта, адресована заступникам міського голови, керуючому справами, надається їм на розгляд за розподілом обов’язків у той же термін.

Документи, адресовані безпосередньо в відділи, інші виконавчі органи міської ради передаються за призначенням.

6.1.5. Після повернення документи з резолюцією міського голови, його заступників та керуючого справами передаються виконавцям.

Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, кожному робиться копія. Головним виконавцем є особа, зазначена в резолюції першою, якщо в резолюції не обумовлено інше. Для виконання резолюції цій особі надається право скликати інших виконавців, координувати їх роботу, вимагати від них необхідну інформацію, встановлювати термін й надання. Інформація від інших виконавців надається головному виконавцю не пізніше ніж за 2 дні до встановленого терміну.

На документі не повинно бути більше однієї резолюції. Наступні резолюції носять внутрішній характер і фіксуються на окремих аркушах.

6.1.6. Відповідальність за організацію виконання документів несуть заступники міського голови згідно з розподілом обов’язків, керівники відділів та інших виконавчих органів міської ради, керівники підприємств комунальної власності.

6.1.7. Коли в документах або резолюціях щодо їх виконання мають місце конкретні завдання, але строки їх виконання не встановлені, то встановлюються таки терміни виконання:

– календарний місяць з дня надходження документів до виконкому, якщо їх виконання пов’язане із значним обсягом аналітичної або підготовчої роботи, вивченням стану справ на місцях, проведенням інших організаційних заходів;

– 10-15 календарних днів з дня надходження документів до виконкому, виконання яких не пов’язане з обставинами, зазначеними в попередньому пункті;

– з резолюцією «терміново» виконуються негайно, термін виконання становить від однієї до трьох діб в залежності від обсягу поставлених завдань, якщо інше не визначене самими документами або резолюціями. Це також стосується документів, строки виконання яких закінчилися до або в день їх надходження до виконкому.

6.1.8. По документам, які не містили конкретних завдань, не вимагали відповіді по строках і по яких не давались доручення керівництвом виконкому, робота проводиться протягом місяця з дня надходження до виконкому і у разі необхідності надається відповідь чи інформація.

6.1.9. Усі вхідні документи, крім документів інформаційного характеру, беруться на контроль у загальному відділі міської ради.

6.1.10. Після виконання вимог резолюції виконавець доповідає про результати та подає на затвердження відповідні матеріали (проекти рішень, розпоряджень, планів заходів, доповідні записки, довідки, листи тощо), керівнику, який наклав резолюцію.

6.1.11. Якщо документ з об’єктивних причин не може бути своєчасно виконаним, то не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання, виконавець повинен про це довести до відома особи, що наклала резолюцію, і має право просити продовження терміну виконання. При отриманні такого дозволу виконавець обов’язково повідомляє про прийняте рішення організацію яка звернулась.

6.1.12. Вихідні документи реєструються в журналах реєстрації.

6.2. Підготовка проектів рішень виконкому міської ради

При підготовці проектів рішень потрібно дотримуватися таких правил:

6.2.1. Підготовка проектів рішень виконкому здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в Часовоярській міській раді та її виконавчому комітеті, затвердженої розпорядження міського голови від 29.12.2007 № 226рр.

6.2.2. Картки з питаннями для включення до порядку денного засідання виконкому надаються до загального відділу міської ради за тиждень до засідання виконкому.

6.2.3. Текст проекту рішення виконкому міської ради повинен бути гранично коротким, суть документа мусить бути викладена чітко і виключати можливість двоїстого тлумачення. Преамбула рішення має містити чітке зазначення норми права, на підставі якої приймається рішення.

6.2.4. Рішення повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їхній зміст, констатуючу і розпорядчу частину, можуть мати додатки.

В констатуючій частині стисло викладаються мета і необхідність прийняття даного рішення, робиться посилання на закони України, постанови Верховної Ради, Кабінету Міністрів України, інші законодавчі і розпорядчі документи, а також узагальнюються основні положення (позитивні та негативні).

В розпорядчій частині вміщуються конкретні змістовні заходи з усунення зазначених недоліків та виконання поставлених завдань, терміни виконання, відповідальні виконавці та на кого покладено контроль за виконанням рішення в цілому, обумовлюються форми та шляхи контролю (терміни подачі проміжної, підсумкової інформацій).

Розпорядча частина викладається у вигляді пунктів з єдиною нумерацією арабськими цифрами. У разі потреби окремі пункти поділяються на підпункти другого і третього порядку, що нумеруються відповідно до зразків: «3.1, 3.1.1».

6.2.5. Проекти рішень у розпорядчій частині повинні обов’язково містити пункти, що передбачають:

– конкретні завдання виконавцям із зазначенням остаточних термінів їх виконання, а при тривалих термінах виконання, із зазначенням проміжних контрольних строків;

– точні назви організацій-виконавців;

– доручення про контроль відповідним виконавцям із зазначенням строків надання попередньої інформації про хід виконання та остаточної інформації для вирішення питання про зняття з контролю;

– доведення до відома у частині, що стосується усіх зацікавлених підрозділів, організацій, установ, підприємств та посадових осіб (якщо це потребує – під розпис).

У випадку, якщо організація виконання рішення покладена одночасно на декількох виконавців, необхідно зазначати одного – відповідального за організацію виконання рішення в цілому, а також відповідальних (виконавців) кожного із пунктів доручень, що містяться в рішенні.

6.2.6. Проекти рішень повинні бути короткими і не перевищувати в обсязі, як правило, 2-3 друкованих сторінок, довідки – 4 друкованих сторінок.

6.2.7. До проекту рішення додається аркуш погодження з метою визначення доцільності документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності законодавству.

Аркуш погодження включає в себе найменування посади, особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документи.

Зауваження та пропозиції до проекту рішення викладаються в аркуші погодження або на окремому аркуші, про що в аркуші погодження робиться відповідна відмітка.

6.2.8. Посадові особи, відділи та інші органи міської ради, організації, які представляють проекти рішень виконкому, зобов’язані погодити їх з усіма заінтересованими організаціями, яким адресовані положення проекту.

Розробник самостійно визначає заінтересованих осіб виходячи із змісту основних положень проекту рішення.

Проекти рішень, в яких міститься доручення підприємствам, організаціям та установам, пов’язані з матеріальними та іншими витратами, мають бути завізовані їх керівниками.

Всі питання планування капіталовкладень, фінансування з бюджету, про зміни до плану розвитку підприємств міського підпорядкування та в бюджеті обов’язково погоджуються начальником відділу обліку та звітності міської ради.

6.2.9. У разі незгоди візуючого зі змістом проекту рішення він зобов’язаний завізувати його (біля візи пишеться слово «Із зауваженнями»), виклавши свої зауваження у письмовій формі.

Відмова у візуванні не допускається.

6.2.10. Усі проекти рішень направляються спеціалісту-юрисконсульту міської ради для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству.

Проекти рішень візуються спеціалістом-юрисконсультом міської ради на аркуші погодження.

Зворотна сторона проектів рішень та додатки до них також візуються спеціалістом-юрисконсультом міської ради.

Проекти рішень, які суперечать чинному законодавству, повертаються автору проекту із зазначенням мотивів повернення на доопрацювання.

Подання проектів рішень для розгляду на засіданні виконкому без попереднього розгляду спеціалістом-юрисконсультом міської ради, а також керівниками заінтересованих виконавчих органів міської ради не допускається.

Проекти рішень із зауваженнями спеціаліста-юрисконсульта міської ради виносяться на засідання виконавчого комітету після попереднього розгляду їх міським головою або його першим заступником.

6.2.11. При розробці проекту рішення виконавець повинен провести аналіз на предмет наявності будь яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше по даному питанню. Якщо рішення, що приймається, виключає дію рішення, раніше прийнятого з цього питання, воно повинно містити пункт про визнання попереднього рішення таким, що втратило чинність.

Якщо раніше прийняте рішення повинно, в основному, зберегти своє значення, а треба переглянути лише окремі його положення, заповнити деякі прогалини або поширити його дію, в проекті викладається нова редакція змінених пунктів, якими буде доповнено попереднє рішення, або проект доповнюється новими пунктами. Після прийняття пунктів в новій редакції, попередня редакція цих пунктів вважається такою, що втратила чинність.

У випадку виконання раніше прийнятого рішення до проекту рішення, що приймається, вноситься пропозиція про зняття його з контролю.

6.2.12. Тривалість опрацювання проекту рішення не повинна перевищувати 3 робочих днів. У разі необхідності цей термін може бути продовжено заступником міського голови за обґрунтованим проханням головного розробника.

6.2.13. Проекти рішень, що мають ознаки регуляторного акту відповідно до вимог Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» розглядаються згідно діючого законодавства.

Розробник проекту рішення, що містить ознаки регуляторного акту, зобов’язаний додати до проекту рішення інформацію, щодо внесених зауважень та пропозицій, які надійшли в період з моменту оприлюднення проекту регуляторного акту та аналізу його регуляторного впливу, а також результатів розгляду зазначених зауважень та пропозицій.

6.2.14. Проекти рішень повинні обов’язково візуватися заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов’язків), начальником загального відділу міської ради, керуючим справами виконкому міської ради, додатки до рішень – начальником відділу – розробника проектів та керуючим справами виконкому міської ради.

6.2.15. Проекти рішень виконавчого комітету з необхідними візами, а також додатки до них (довідки, доповідні записки, заходи тощо), листи узгодження та розсилки, а також необхідна кількість копій рішень не пізніше ніж за 5 днів до засідання передаються виконавцями до загального відділу міської ради.

Забороняється інша процедура підготовки рішення (у тому числі передача виконавцем не підписаного міським головою та незареєстрованого в загальному відділі документу на руки особі, яка заінтересована у його виданні – заявнику).

6.2.16. При наявності розбіжностей одночасно з проектом рішення надаються письмові висновки, зауваження й пропозиції відповідних посадових осіб та організацій.

6.2.17. При підготовці проектів нормативно-правових актів, які можуть вплинути на конкуренцію, або такі, що можуть призвести до недопущення, усунення, обмеження чи спотворення конкуренції на відповідних ринках, підрозділ, що готує проект рішення обов’язково погоджує його з Донецьким обласним територіальним відділенням Антимонопольного комітету України відповідно до Положення про порядок погодження з органами Антимонопольного комітету України рішень центральних і місцевих органів державної виконавчої влади, органів місцевого та регіонального самоврядування щодо демонополізації економіки, розвитку конкуренції та антимонопольного регулювання.

6.2.18. У разі публічного обговорення проекту рішення головний розробник вносить проект рішення разом з довідкою про проведення публічного обговорення, в якій зазначається коло осіб, залучених до публічного обговорення, результати цього обговорення, рішення щодо врахування пропозицій, мотиви та обґрунтування їх відхилення (в цілому або частково).

6.2.19. Якщо з будь-якого питання, що вноситься на засідання виконавчого комітету, матеріали в загальний відділ до встановленого терміну не надійшли, це питання в порядок денний може бути включене лише за вказівкою міського голови.

6.3. Підготовка і видання розпоряджень міського голови

6.3.1. Міський голова у межах своїх повноважень видає розпорядження.

6.3.2. Підготовка та оформлення розпоряджень міського голови здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в Часовоярській міській раді та її виконавчому комітеті, затвердженої розпорядження міського голови від 29.12.2007 № 226рр, та розпорядження міського голови від 03.12.2002 № 244 рр «Про затвердження Положення про розпорядження Часовоярського міського голови».

6.3.3. Проекти розпоряджень з питань, віднесених до повноважень міського голови, готуються відділами міської ради, візуються їх керівниками, заступниками міського голови (за розподілом обов’язків) та іншими причетними особами.

6.3.4. Усі проекти розпоряджень міського голови попередньо розглядаються спеціалістом-юрисконсультом міської ради для отримання висновку відносно відповідності положень проекту рішення чинному законодавству.

6.3.5. Проекти розпоряджень візуються спеціалістом-юрисконсультом міської ради, а ті з них, які не ґрунтуються на чинному законодавстві або містять положення, що порушують діюче законодавство, повертаються на доопрацювання автору проекту із наданням висновку щодо мотивів повернення.

6.3.6. Проекти розпоряджень міського голови повинні обов’язково візуватися заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов’язків), начальником загального відділу міської ради, керуючим справами виконкому міської ради.

Додатки до розпоряджень – начальником відділу – розробника проекту та керуючим справами виконкому міської ради.

6.3.7. Проекти розпоряджень в необхідній кількості примірників з аркушем погодження передаються секретарю приймальної для подання їх на підпис міському голові.

6.3.8. Кожне розпорядження має свій номер. Нумерація розпоряджень ведеться від № 1 за наростанням протягом календарного року.

6.3.9. Підписані розпорядження надсилаються згідно з реєстром, складеним керівником структурного підрозділу, який готував проект розпорядження. Термінові розпорядження надсилаються у день їх підпису.

6.3.10. Безпосередній контроль за підготовкою проектів розпоряджень, їх доопрацюванням та проходженням здійснює заступник міського голови, керуючий справами виконкому міської ради.

6.3.11. Розпорядження набирає чинності з моменту його підписання міським головою, якщо інше не встановлено більш пізніший строк введення його в дію.

6.3.12. Розпорядження міського голови, видані в межах його компетенції, є обов’язковими для виконання всіма підприємствами, установами, організаціями, посадовими особами, а також громадянами міста.

6.4. Порядок підготовки проектів регуляторних актів

6.4.1. Відділи міської ради планують свою роботу з підготовки проектів регуляторних актів на наступний календарний рік та подають їх для узагальнення керуючому справами виконкому міської ради не пізніше 30 листопада поточного року.

6.4.2. Керуючий справами виконкому міської ради на основі отриманих пропозицій готує проект плану роботи виконавчих органів міської ради з підготовки проектів регуляторних актів та подає його на розгляд виконавчому комітету у грудні поточного року.

6.4.3. Затверджений план діяльності виконавчого комітету з підготовки проектів регуляторних актів оприлюднюється шляхом опублікування в в засобах масової інформації (міській газеті «За огнеупори», міськрайонній газеті «Вперед») та/або шляхом розміщення в мережі Інтернет (на офіційному сайті Артемівської міської ради) не пізніше десяти днів після його затвердження.

6.4.4. Стосовно кожного проекту регуляторного акта до його оприлюднення розробником готується аналіз регуляторного впливу згідно із постановою Кабінету Міністрів України від 11.03.2004 № 308 «Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акта».

6.4.5. Кожен проект регуляторного акта оприлюднюється з метою одержання зауважень і пропозицій.

6.4.6. Про оприлюднення проекту розробник повідомляє в засобах масової інформації (міській газеті «За огнеупори», міськрайонній газеті «Вперед») та/або шляхом розміщення в мережі Інтернет (на офіційному сайті Артемівської міської ради). Повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта повинно містити:

стислий виклад змісту проекту;
поштову та електронну, за її наявності, адресу розробника проекту та інших органів, до яких відповідно до закону або за ініціативою розробника надсилаються зауваження та пропозиції;
інформацію про спосіб оприлюднення регуляторного акту та відповідного аналізу регуляторного впливу;
інформацію про строк, протягом якого приймаються зауваження та пропозиції;
інформацію про спосіб надання фізичними та юридичними особами, їх об’єднаннями зауважень та пропозицій.
6.4.7. Проект регуляторного акта разом із відповідним аналізом регуляторного впливу оприлюднюється не пізніше п’яти робочих днів з дня повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта.

6.4.8. Строк протягом якого від фізичних та юридичних осіб, їх об’єднань приймаються зауваження та пропозиції встановлюється розробником проекту регуляторного акта і не може бути меншим ніж один місяць та більшим ніж три місяці з дня оприлюднення проекту регуляторного акта та аналізу регуляторного впливу.

6.4.9. Усі зауваження і пропозиції щодо проекту регуляторного акта та аналізу регуляторного впливу підлягають обов’язковому розгляду розробником проекту. За результатами розгляду розробник проекту повністю чи частково враховує одержані зауваження і пропозиції або мотивовано їх відхиляє.

6.4.10. Регуляторні акти, прийняті виконавчим комітетом міської ради, офіційно оприлюднюються в засобах масової інформації (міській газеті «За огнеупори», міськрайонній газеті «Вперед») та/або шляхом розміщення в мережі Інтернет (на офіційному сайті Артемівської міської ради) не пізніш як у десятиденний строк після їх прийняття та підписання.

6.4.11. Виконання заходів з відстеження результативності регуляторних актів, прийнятих виконавчим комітетом міської ради, забезпечується розробником проекту регуляторного акта.

Відстеження результативності регуляторного акта включає:

виконання заходів з відстеження результативності;
підготовку та оприлюднення звіту про відстеження результативності.
6.4.12. Стосовно кожного регуляторного акта послідовно здійснюється базове, повторне та періодичне відстеження його результативності.

6.4.13. Базове відстеження результативності регуляторного акта здійснюється до набрання чинності цим регуляторним актом або набрання чинності більшістю його положень. Якщо для визначення значень показників результативності регуляторного акта використовуються виключно статистичні дані, базове відстеження його результативності може бути здійснене після набрання чинності більшістю його положень, але не пізніше дня, з якого починається проведення повторного відстеження щодо цього акта.

6.4.14. Повторне відстеження результативності регуляторного акта здійснюється через рік з дня набрання ним чинності або набрання чинності більшістю його положень, якщо відповідним рішенням не встановлений більш ранній строк.

6.4.15. Періодичні відстеження результативності регуляторного акта здійснюється раз на кожні три роки, розпочинаючи з дня закінчення заходів з повторного відстеження результативності цього акта, у тому числі і у разі, коли дію регуляторного акта, прийнятого на визначений строк, було продовжено після закінчення цього визначеного строку.

6.4.16. Строк виконання заходів з відстеження результативності регуляторних актів не може бути більшим ніж сорок п’ять робочих днів.

6.4.17. Звіт про відстеження результативності регуляторного акта, прийнятого виконавчим комітетом, не пізніш як у десятиденний строк з дня його затвердження оприлюднюється в засобах масової інформації (міській газеті «За огнеупори», міськрайонній газеті «Вперед») та/або шляхом розміщення в мережі Інтернет (на офіційному сайті Артемівської міської ради).

6.4.18. Пропозиції про необхідність перегляду регуляторного акта на підставі аналізу звіту про відстеження його результативності, подає розробник проекту регуляторного акта.

6.5. Організація виконання та контролю за виконанням розпорядчих документів

Загальні положення.

6.5.1. Контроль за виконанням документів виконавчих органів, рішень виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, доручень міського голови, секретаря ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради, по суті питань, покладається на посадових осіб, до компетенції яких входить вирішення поставлених у документах завдань.

Обов’язковому контролю підлягає виконання Законів України, Указів і Розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, доручень Президента України й Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, запитів і звернень народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

Необхідність взяття на контроль документа, який надійшов до міської ради, визначає міській голова, перший заступник міського голови або керуючий справами виконкому міської ради.

6.5.2. Контроль за виконанням документів, по яких визначені строки та відповідальні за виконання, передбачає отримання від виконавців відповідей, проміжної та підсумкової інформації та результатів моніторингу, інформування керівництва міської ради про хід їх реалізації.

6.5.3. Контроль за виконанням документів здійснюється на підставі планів, які розробляються загальним відділом міської ради, відповідальним за контроль, та затверджуються керуючим справами виконкому міської ради.

План контролю повинен містити:

– перелік форм і методів контролю (отримання і вивчення проміжної або підсумкової інформації виконавців, аналіз статистичних даних і звітності, здійснення контрольних перевірок ходу виконання, заслуховування на нарадах повідомлень посадових осіб тощо) із зазначенням строків їх проведення;

– строки підготовки узагальненої інформації про стан виконання документів та доручень.

6.5.4. Контроль за ходом виконання здійснюється загальним відділом міської ради шляхом:

– аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих установлених ними доручень;

– систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

– періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

– розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на нарадах у міського голови або на нарадах у його заступників (відповідно до функціональних обов’язків) із виконання встановлених доручень.

6.5.5. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених по документам доручень, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, доповідаються виконавцями міському голові або його заступнику (відповідно до функціональних обов’язків). З матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи повного виконання завдань міський голова або його заступник (відповідно до функціональних обов’язків) дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань.

6.5.6. Роботу по контролю за виконанням документів координує керуючий справами виконкому міської ради.

6.5.7 Відповідальність за організацію й стан контролю за виконанням документів несуть заступники міського голови, а також відповідно до функціональних обов’язків керівники виконавчих органів міської ради.

6.5.8. Якщо контроль за виконанням документа покладено на декількох осіб або виконання документа доручено декільком виконавцям, то координація роботи по виконанню документа здійснюється особою, зазначеною у документі чи резолюції першою, у випадках коли документом або резолюцією не обумовлено інше. Така особа вважається головним виконавцем документа, їй надається право уточнення завдання (доручення) чи резолюції, скликання співвиконавців, підписання відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів або інформація про виконання документа, що передаються міському голові або його заступникам.

У випадках, коли документ містить декілька питань, які за компетенцією відносяться до різних виконавчих органів міської ради, резолюція надається відповідно до компетенції та виконання доручень здійснюється виконавцями за належністю. Для цього документа визначається кілька відповідальних виконавців.

6.5.9. Загальний відділ міської ради здійснює поточний контроль за виконанням виконавчими органами міської ради, комунальними установами й організаціями документів з питань, що відносяться до компетенції заступників міського голови (відповідно до функціональних обов’язків).

6.5.10. Контроль за виконанням документів і доручень відповідно до функціональних обов’язків здійснює загальний відділ міської ради за:

– повнотою та результативністю виконання завдань, визначених рішеннями виконкому міської ради;

– виконанням в зазначені строки звернень громадян;

– виконанням листів та організаційно-розпорядчих документів органів виконавчої влади вищого рівня, підприємств, установ та організацій, а також за виконанням доручень міського голови, що перебувають на контролі у міського голови.

6.5.11. 3агальний відділ міської ради в межах своєї компетенції:

– регулярно з’ясовує з виконавчими органами міської ради стан виконання документів;

– періодично аналізує і узагальнює стан роботи з документами та організацію їх проходження і виконання в виконавчих органах міської ради, надають їм необхідну допомогу, інформує керівництво з цих питань, вносить пропозиції щодо покращення цієї роботи;

– із залученням працівників інших підрозділів перевіряє стан організації контролю, виконавської дисципліни у виконавчих органах міської ради, надає їм необхідну допомогу, інформує керівництво з цих питань, вносить пропозиції щодо покращення цієї роботи;

– контролює дотримання строків реагування на документи та резолюції міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, а також своєчасну здачу звітів та інформацій по виконанню контрольних документів чи доручень.

6.6. Організація контролю за виконанням рішень виконавчого комітету міської ради

6.6.1. На контроль беруться рішення виконавчого комітету міської ради, по яким зазначені конкретні строки виконання та конкретні виконавці доручень.

6.6.2. Організація виконання рішень виконкому міської ради здійснюється заступниками міського голови та іншими посадовими особами виконавчих органів міської ради у відповідності до функціональних обов’язків.

Безпосередній виконавець доручення по рішенню виконкому міської ради забезпечує його виконання. Про хід та результати він інформує посадову особу, на яку відповідним документом покладена організація виконання даного рішення виконкому міської ради та загальний відділ міської ради.

Посадова особа, на яку відповідним документом покладена організація його виконання в цілому, готує підсумкову інформацію, доповідає міському голові про повноту його виконання і з резолюцією міського голови направляє до загального відділу міської ради для зняття з контролю.

6.6.3. Рішення виконавчого комітету міської ради вважається виконаним, якщо вирішені всі питання, поставлені в ньому по суті та підготовлена й надіслана на ім’я міського голови підсумкова інформація за підписом керівника, на якого покладена організація виконання рішення в цілому. Копія з візою міського голови направляється виконавцем до загального відділу міської ради для зняття з контролю.

6.6.4. Рішення виконавчого комітету міської ради знімається з контролю після відповідного рішення виконавчого комітету.

6.6.5.Зняття з контролю рішення виконкому міської ради або його пунктів не означає припинення його дії.

При несвоєчасному виконанні документу виконавець разом з інформацією представляє пояснення про причини порушення строків виконання.

6.6.6.Хід виконання рішень виконкому при необхідності розглядається на апаратних нарадах та заслуховується на засіданні виконкому міської ради.

6.7. Службові документи і звернення підприємств, установ та організацій

6.7.1. Прийняття, обробка службових документів і звернень підприємств, установ та організацій виконується згідно вимог п.6.1. «Загальні положення» даного Регламенту.

6.7.2. Розгляд звернень підприємств, установ та організацій вважається закінченим після того, коли питання вирішене по суті, а заявнику дана відповідь про результати, або подано роз’яснення щодо порядку вирішення.

6.7.3. Службові документи знімаються з контролю після надання до загального відділу міської ради довідки відповідно до резолюції або копії відповіді.

6.8. Доручення міського голови та протокольні доручення службових нарад

6.8.1. За підсумками робочих зустрічей, апаратних нарад складається й направляється виконавцям перелік доручень міського голови або протокольні доручення службових нарад.

У відповідності до рішень, прийнятих на нарадах, загальний відділ міської ради у дводенний термін доопрацьовує протоколи і направляє їх виконавцям.

Начальник загального відділу міської ради підписує доручення у міського голови по робочим зустрічам, ставить його на контроль та розсилає виконавцям.

На контроль беруться прийняті протокольні доручення наради, доручення міського голови, в яких зазначені конкретні строки виконання та конкретні виконавці доручень.

6.8.2. Виконавець організовує виконання доручення міського голови або протокольного доручення службової наради і за його результатами складає доповідну записку, інформацію на ім’я міського голови. При несвоєчасному виконанні доручення міського голови або протокольного доручення службової наради виконавець разом з інформацією представляє пояснення про причини порушення строків виконання. Дані про хід виконання доручень можуть бути одержані і шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки відповідного виконавчого органу міської ради.

6.8.3. Доручення міського голови та протокольні доручення службових нарад вважаються виконаними лише тоді, коли поставлені в них питання вирішені по суті.

6.8.4. Контроль за виконанням доручень міського голови (у тому числі по робочим зустрічам) та протокольних доручень службових нарад із начальниками відділів та служб виконавчих органів міської ради здійснюється загальним відділом міської ради.

6.9. Зберігання документів, печаток, штампів, бланків

6.9.1. Документи виконкому, його відділів та служб до здачі їх до міського архіву комплектуються згідно номенклатури справ і зберігаються у відділах. Здача документів в міський архів проводиться кожні п’ять років.

6.9.2. Правила документування діяльності виконкому встановлені Інструкцією з діловодства в Часовоярській міській раді та її виконавчому комітеті, затвердженої розпорядження міського голови від 29.12.2007 № 226рр.

6.9.3. Розпорядженням міського голови призначаються відповідальні особи з числа керівників за збереження гербових печаток і штампів, бланків.

Облік печаток і штампів ведеться у журналах за формою, встановленого зразка. Журнали обліку печаток і штампів включаються у номенклатуру справ, його аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються.

Печатки і штампи зберігаються у сейфах або металевих шафах.

6.9.4. Гербовою печаткою міської ради і виконкому завіряються документи за підписом міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради.

Перелік документів визначено Інструкцією з діловодства в Часовоярській міській раді та її виконавчому комітеті, затвердженої розпорядження міського голови від 29.12.2007 № 226рр.

6.9.5. Копії документів, довідки завіряються печаткою «Загальний відділ» .

6.9.6. Документи служби у справах дітей міської ради посвідчуються підписом начальника цієї служби і печаткою «Служба у справах дітей міської ради».

6.9.7. У разі втрати печатки чи штампа керівник установи зобов’язаний негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.
6.9.8. Бланки виготовляються згідно з вимогами постанови Кабінету Міністрів України від 23.08.95 № 672 «Про затвердження зразків і описів гербових печаток, печаток без зображення Державного герба України, бланків і вивісок обласних, Київської та Севастопольської міських, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій» та ДСТУ 4163-2003 на білому папері високої якості, фарбами насичених кольорів. Бланки для документів постійного зберігання виготовляють на папері вищої якості. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.
6.9.9. Бланки листів обліковуються. Порядкові номери розташовані на нижньому березі зворотного боку бланка, проставлені нумератором.
6.9.10. Облік бланків листів ведеться у журналі за встановленою формою.
Бланки листів зберігаються у шафах (сейфах), що надійно замикаються.
6.9.11. Знищення зіпсованих бланків здійснюється відповідно до складеного акта з фіксацією цього факту в реєстраційному журналі.

Розділ 7. Робота із зверненнями громадян

7.1. Організація особистого прийому громадян

7.1.1. Організація розгляду звернень громадян здійснюється загальним відділом міської ради згідно з порядком, передбаченим Законом України від 02.10.96 № 393/96-ВР «Про звернення громадян», постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» та інших нормативних документів.

7.1.2. Прийом громадян здійснюється міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, керівниками відділів та інших виконавчих органів міської ради відповідно до графіку прийому, що затверджується розпорядженням міського голови та обов’язково оприлюднюється.

7.1.3. Міський голова проводить особистий прийом за попереднім записом, який здійснює начальник загального відділу або секретар приймальної. Попередній запис на прийом до міського голови проводиться у п’ятницю особисто або по телефону.

Запис на прийом до заступників міського голови, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому, інших керівників виконкому та структурних підрозділів попередньо не ведеться.

7.1.4. При здійсненні прийому міським головою попередня бесіда з громадянами ведеться загальним відділом міської ради разом з керівниками або відповідальними працівниками відділів та інших виконавчих органів міської ради.

7.1.5. Під час проведення особистого прийому громадян міським головою безпосередньо з ним на прийомі працюють начальник загального відділу, працівники відділів виконкому, яких визначає міський голова, керівники комунальних підприємств. На них покладається контроль за виконанням доручень міського голови, даних під час прийому.

7.1.6. На виконання ст.ст. 14, 15, 16 Закону України «Про звернення громадян» звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни, Почесних громадян міста розглядаються безпосередньо міським головою, а в разі його відсутності – особою, яка виконує його обов’язки.

Звернення ветеранів Великої Вітчизняної війни розглядаються у першочерговому порядку.

7.1.7. Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються. На кожного відвідувача, який був на прийомі, заповнюється картка встановленого зразку.

Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі не можливо, воно розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за його бажанням.

7.1.8. Контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян, здійснюється відповідно міським головою, секретарем міської ради, першим заступником та заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради.

Безпосередній контроль за термінами доручень, даних під час прийому громадян, здійснюється загальним відділом міської ради.

7.1.9. Розгляд звернень громадян вважається закінченим після того, як питання вирішено по суті, а заявнику, і у випадку необхідності – вищестоящій організації, надана відповідь про наслідки розгляду, а також у випадку, якщо заявнику роз’яснена неправомірність його вимог.

7.1.10. Особистий прийом також проводиться за місцем роботи та місцем проживання у зручний для громадян час. Графік прийому затверджується розпорядженням міського голови і доводиться до відома громадян.

7.1.11. Громадяни, які звернулися до міськвиконкому, отримують відповіді про результати розгляду звернень у терміни, передбачені ст. 20 Закону України «Про звернення громадян».

7.1.12. Відповіді громадянам готують відділи, інші структурні підрозділи, підприємства, установи, організації, які отримали звернення на розгляд та виконання.

Відповіді громадянам підписують міський голова, його заступники відповідно до розподілу обов’язків або за їх дорученням керівники відділів, управлінь, інших структурних підрозділів виконкому.

7.1.13. Копії відповідей, матеріали перевірки і всі матеріали листування передаються і зберігаються в справах загального відділу.

7.1.14. Відповідальність за несвоєчасне та не в повному обсязі надання відповідей громадянам за їх зверненнями несуть керівники відділів, інших структурних підрозділів міськвиконкому у порядку, передбаченому чинним законодавством.

7.1.15. Загальний відділ щоквартально інформує керуючого справами виконкому про результати здійснення розгляду звернень громадян.

7.2.Розгляд письмових звернень

7.2.1. Організація розгляду письмових звернень громадян здійснюється згідно з вимогами Закону України від 02.10.96 № 393/96-ВР «Про звернення громадян» із внесеними до нього змінами та Указу Президента України від 13.08.2002 № 700/2002 «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення», Інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету міністрів України від 14.04.97 № 348.

7.2.2. Заяви, скарги, листи громадян та надані ними пропозиції, розглядаються в строк не більше тридцяти днів від дня їх надходження. Пропозиції, заяви і скарги громадян, які не потребують додаткового вивчення, розглядаються у строк до п’ятнадцяти днів.

Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, міський голова, його заступники, керуючий справами виконкому встановлюють необхідний термін для його розгляду. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

Звернення громадян, які мають згідно законодавству пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

7.2.3. Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються міським головою особисто.

Відповіді за результатами розгляду зазначених звернень в обов’язковому порядку підписуються міським головою або особою, яка виконує його обов’язки.

Відповідно з дорученнями керівництва розгляд і виконання письмових звернень громадян здійснюються керівниками та працівниками виконавчих органів міської ради, підприємствами комунальної власності та ін.

7.2.4. Прийом і реєстрація листів із зверненнями громадян, контроль за термінами проходження листів в міській раді і виконкомі здійснюється загальним відділом міської ради.

7.2.5. Анонімні листи, а також повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, не розглядаються.

7.2.6. Видача довідок громадянам здійснюється загальним відділом міської ради при наявності необхідних документів у відведені дні (як правило, у вівторок та п’ятницю). Спеціаліст відділу заповнює довідку відповідно до її призначення, підписує, завіряє печаткою та реєструє у книзі видачі довідок.

7.3. Порядок проведення виїзних особистих прийомів громадян за місцем їх проживання або місцем роботи

7.3.1. Виїзні особисті прийоми громадян за місцем їх проживання або місцем роботи здійснюються міським головою, першим заступником міського голови, заступником міського голови згідно з графіком, який складається загальним відділом міської ради.

Графік прийому затверджується розпорядженням міського голови і доводиться до відома громадян.

7.4. Порядок проведення телефонного зв’язку «Пряма лінія»

7.4.1. «Пряма лінія» проводиться міським головою, першим заступником міського голови, заступником міського голови, начальниками відділів, керівниками підприємств, які надають житлово-комунальні послуги населенню, згідно з графіком, який складається загальним відділом міської ради.

Графік проведення «Прямих ліній» затверджується розпорядженням міського голови і доводиться до відома громадян.

Розділ 8. Робота з кадрами у виконкомі міської ради

8.1. Загальні положення

8.1.1. Робота з кадрами у виконкомі міської ради здійснюється відповідно до Законів України від 21.05.97 № 280/97-ВР «Про місцеве самоврядування в Україні», від 07.06.2001 № 2493-ІІІ «Про службу в органах місцевого самоврядування», Кодексу законів про працю України, постанов Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 № 169 «Про затвердження порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців», від 24.10.2001 № 1386 «Про затвердження типового порядку формування кадрового резерву в органах місцевого самоврядування», іншими нормативними документами.

На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ державних службовців.

8.1.2. Відповідно ст. 10 Закону України від 07.06.2001 № 2493-ІІІ «Про службу в органах місцевого самоврядування» прийняття на службу посадових осіб Часовоярської міської ради здійснюється:

на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України від 21.05.97 № 280/97-ВР «Про місцеве самоврядування в Україні»;

на посаду секретаря міської ради шляхом обрання радою;

на посади заступників міського голови та керуючого справами виконкому міської ради шляхом затвердження радою;

на інші посади – на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

8.1.3. Призначення та звільнення посадових осіб, що працюють у виконавчих органах міської ради (крім секретаря міської ради, заступників міського голови та керуючого справами виконавчого комітету міської ради) здійснюється за розпорядженням міського голови.

8.1.4. На час відсутності (відпустки) посадових осіб Часовоярської міської ради (крім виборних посад) для виконання їх повноважень можуть прийматися на службу особи за строковим трудовим договором (контрактом).

8.1.5. Громадяни України, які вперше приймаються (обираються) на службу в Часовоярську міську раду, приймають Присягу посадової особи місцевого самоврядування: «Усвідомлюючи свою високу відпові­дальність, урочисто присягаю, що буду вірно служити громаді та народові України, неухильно дотримува­тися Конституції та законів України, сприяти втіленню їх у життя, охороняти права, свободи і законні інтереси гро­мадян, сумлінно виконувати свої обов’язки».

Підписаний текст присяги зберігається у особовій справі, про складання присяги робиться запис в трудовій книжці.

8.1.6. Громадяни України, які вперше приймаються (обираються) на службу в Часовоярську міську раду, ознайомлюються з Загальними правилами поведінки державного службовця, затвердженими наказом Головного управління державної служби України від 04.08.2010 № 214 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 11.11.2010 № 1089/18384).

Підписане повідомлення про ознайомлення зберігається у особовій справі посадової особи.

8.1.7. При звільненні з посади посадової особи місцевого самоврядування готується проект розпорядження міського голови і з відповідними візами передається на підпис міському голові разом із особистою заявою працівника, яка завізована керівником відділу. Підписане розпорядження повертається для подальшої роботи.

8.1.8. Укладення, переукладення і продовження дії контрактів з керівниками підприємств, що перебувають у комунальній власності територіальної громади міста здійснюється у порядку, встановленому чинним законодавством.

8.2. Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад
при прийнятті на службу в Часовоярську міську раду

8.2.1. Заміщення вакантних посад по конкурсу здійснюється відповідно до Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 № 169, та Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад посадових осіб Часовоярської міської ради, затвердженого розпорядженням міського голови від 28.12. 2007 № 53 рк.

8.2.2. Рішення про проведення конкурсу приймається міським головою за наявності вакантної посади.

8.2.3. Оголошення про конкурс із зазначенням основних вимог до претендента публікується в міській газеті «За огнеупори» або оприлюднюється через інші офіційні засоби масової інформації не пізніше ніж за місяць до початку конкурсу.

8.2.4. Особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають до конкурсної комісії виконкому документи відповідно до Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад посадових осіб Часовоярської міської ради.

8.2.5. За рішенням конкурсної комісії до участі у конкурсі допускаються особи, які відповідають умовам конкурсу.

Кандидатам направляється письмове повідомлення (з обґрунтуванням), якщо за рішенням комісії вони не відповідають вимогам конкурсу.

Загальний відділ за погодженням з головою конкурсної комісії визначає дату проведення іспиту та повідомляє кандидатів про місце і час його проведення.

Конкурсна комісія на підставі розгляду поданих документів, результатів іспиту та співбесіди з кандидатами, які успішно склали іспит, на своєму засіданні здійснює відбір осіб для зайняття вакантних посад.

При проведенні конкурсу перевага надається особам, які пройшли стажування на посаді.

Інші кандидати, які успішно склали іспит, але не були відібрані або призначені на посади, у разі їх згоди, за рішенням конкурсної комісії можуть бути рекомендовані для зарахування до кадрового резерву у виконкомі і протягом року прийняті на вакантну посаду або нижчу посаду без повторного конкурсу.

8.2.6. До участі у конкурсі не допускаються особи, які:

– досягли встановленого законодавством граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування;

– визнані в установленому порядку недієздатними;

– мають судимість, що є несумісною із зайняттям посади посадової особи в органах місцевого самоврядування;

– у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи свояками;

– позбавлені права займати відповідні посади в установленому законом порядку на визначений термін;

– в інших випадках, установлених законами.

8.2.7. Якщо за результатами конкурсу не відібрано жодного з кандидатів для призначення на посаду, конкурсна комісія не може рекомендувати цих кандидатів до кадрового резерву.

8.2.8. При прийнятті на службу посадових осіб може встановлюватися випробування до шести місяців, що обов’язково відображається у розпорядженні міського голови про прийняття на роботу.

Перевагу для зайняття посади посадової особи місцевого самоврядування мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів в роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень.

8.2.9. Після проведення конкурсу загальний відділ міської ради подає на розгляд міському голові протокол засідання конкурсної комісії та особову справу переможця конкурсу, проект розпорядження міського голови про призначення на посаду та присвоєння рангу посадової особи переможцю конкурсу, завізований начальником загального відділу, спеціаліста-юриста міської ради та керуючим справами виконкому. Підписане міським головою розпорядження з комплектом документів повертається для подальшого оформлення.

8.2.10. Переведення на рівнозначну або на нижчу посаду або посаду радника чи консультанта здійснюється без конкурсного відбору за згодою працівника на підставі його заяви, завізованої безпосереднім керівником.

8.2.11. Прийняття працівників на роботу до виконкому на посади, які не віднесені до категорії посадових осіб місцевого самоврядування, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до КЗпП України.

Прийом, переведення, звільнення з роботи оформляється розпорядженням міського голови.

8.3. Прийняття на службу до виконкому міської ради поза конкурсом

8.3.1. Без конкурсного відбору за рішенням міського голови, керівника відділу та іншого виконавчого органу міської ради можуть бути переведені на більш високі посади посадові особи місцевого самоврядування, які зараховані до кадрового резерву чи пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

8.4. Стажування

8.4.1. З метою набуття досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб з кадрового резерву або посадові особи, які претендують на заняття більш високих посад, може проводитися стажування терміном до 2-х місяців на відповідних посадах.

Стажування осіб, які претендують на відповідну посаду органу місцевого самоврядування, здійснюється відповідно до Положення про порядок стажування у державних органах, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01.12.94 № 804, та роз’яснення Головдержслужби України (лист від 10.10.2001 № 42/5690).

8.4.2. Стажування можуть проходити як особи, що вперше претендують на посаду, так і посадові особи, які бажають зайняти більш високу посаду.

8.4.3. Зарахування на стажування на посади керівників та працівників виконавчих органів міської ради, здійснюється розпорядженням міського голови, при цьому стажист надає письмову заяву про дозвіл його на стажування за погодженням з керівником структурного підрозділу, заступником міського голови, керуючим справами згідно з розподілом обов’язків.

8.4.4. Керівник відділу, інших виконавчих органів міської ради визначає завдання для стажиста на період стажування, закріплює за ним досвідченого спеціаліста з числа посадових осіб.

8.4.5. Після закінчення стажування стажист подає звіт про стажування та висновки керівника щодо подальшої роботи стажиста в органах місцевого самоврядування до загального відділу міської ради.

8.5.Робота з кадровим резервом

8.5.1. Робота з резервом кадрів здійснюється відповідно до Типового порядку формування кадрового резерву в органах місцевого самоврядування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24.10.2001 № 1386.

8.5.2. До кадрового резерву за їх письмовою згодою зараховуються особи, які успішно справляються з виконанням службових обов’язків, виявляють ініціативу, володіють навичками роботи на комп’ютері, мають організаторські здібності, необхідні для виконання службових обов’язків.

8.5.3. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, в грудні підлягає щорічному перегляду та затвердженню.

На кожну посаду посадової особи місцевого самоврядування кадровий резерв формується з такого розрахунку: на посаду керівника – не менше двох осіб, на посади спеціалістів – з урахуванням фактичної потреби.

8.5.4. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.

8.5.5. Керуючий справами виконкому, спеціаліст-юрисконсульт міської ради і начальник загального відділу міської ради щороку, до 25 вересня, складають план навчання посадових осіб місцевого самоврядування, а також осіб, зарахованих до кадрового резерву. Навчання проводиться 1 раз на місяць з жовтня по травень місяць (як правило, у 3-й понеділок місяця).

Відповідальність за організацію навчань покладається на загальний відділ міської ради та спеціаліста-юрисконсульта.

8.5.6. Якщо посада, на яку зараховано працівника до кадрового резерву стає вакантною, він, за наявності рівних даних, має переважне право на її заміщення під час проведення конкурсу.

8.5.7. Просування по службі посадової особи, зарахованої до кадрового резерву може здійснюватись за рішенням міського голови поза конкурсом.

8.5.8. Перебування працівника в кадровому резерві може припинитися з його власної ініціативи, або за вмотивованою пропозицією керівника виконавчих органів ради, в якому він працює.

8.5.9. Виключення з кадрового резерву оформляється розпорядженням міського голови.

8.6. Присвоєння рангів посадовим особам міської ради

8.6.1. Присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування здійснюється відповідно до норм Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.06.96 № 658.

8.6.2. Ранги присвоюються в індивідуальному порядку відповідно до займаної посади, рівня професійної кваліфікації та результатів роботи.

Особам, які вперше зараховані на службу, присвоюється, як правило, найнижчий ранг, передбачений для відповідних категорій посад.

Ранги присвоюються посадовим особам міської ради одночасно з прийняттям їх на службу.

Особам, призначеним на посади з установленням випробування, ранги присвоюються з урахуванням його результатів.

8.6.2 Через два роки після присвоєння посадовій особі міської ради відповідного рангу міський голова за поданням безпосереднього керівника розглядає питання щодо можливості присвоєння йому чергового рангу. Позитивне рішення приймається за умови успішної роботи посадової особи.

8.6.3. Черговий ранг не може бути присвоєний посадовій особі міської ради, до якої протягом останнього року застосовувалися дисциплінарні стягнення, а також у період проведення службового розслідування або перебування під слідством.

Затримка у присвоєнні чергового рангу до одного року може застосовуватися до посадової особи міської ради як захід дисциплінарного впливу.

8.6.4. За виконання особливо відповідальних завдань посадовій особі міської ради може бути присвоєно черговий ранг достроково у межах відповідної категорії посад.

8.6.5. За сумлінну працю посадовій особі міської ради у разі звільнення у зв’язку з виходом на пенсію може бути присвоєно черговий ранг поза межами відповідної категорії посад, якщо він має найвищий ранг у такій категорії посад.

8.6.6. Якщо посадова особа міської ради перейшла на посаду нижчої категорії або залишила службу, на яку потім повернулася, за нею зберігається присвоєний ранг.

8.6.7. Посадова особа міської ради може бути позбавлена рангу лише за вироком суду.

8.6.8. Присвоєння, зміна, позбавлення рангу за вироком суду оформляється розпорядженням міського голови, про що робиться відповідний запис у трудовій книжці посадової особи.

8.7. Атестація та щорічна оцінка посадових осіб міської ради

8.7.1. З метою підвищення ефективності діяльності посадових осіб Часовоярської міської ради та її виконавчих органів (далі – посадові особи) один раз на 4 роки (у жовтні-листопаді) проводиться їх атестація, під час якої оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені працівниками при

виконанні обов’язків, визначених типовими професійно-кваліфікаційними характеристиками посад і відображених у посадових інструкціях.

8.7.2. Атестація посадових осіб Часовоярської міської ради проводиться відповідно до Положення про проведення атестації, затвердженого Постановою Кабінету міністрів України від 26.10.2001 № 1440 та Положення про проведення атестації посадових осіб Часовоярської міської ради та її виконавчих органів, затвердженого розпорядженням міського голови від 14.11.2005 № 45 кр.

8.7.3. Атестації підлягають посадові особи Часовоярської міської ради та її виконавчих органів, у тому числі ті, які внаслідок організаційних змін обіймають посади менше ніж один рік, якщо їх службові обов’язки не змінилися.

Не підлягають атестації міський голова, секретар міської ради, працівники патронатної служби, особи, які перебувають на займаній посаді менше ніж один рік, молоді спеціалісти, вагітні жінки, чи жінки, які працюють менше ніж один рік після виходу на роботу з відпустки по вагітності і пологах чи догляду за дитиною, особи, прийняті на роботу на

визначений термін.

Особи, призначені на посаду на визначений термін, та вагітні жінки можуть проходити атестацію за власним бажанням.

8.7.4. В період між атестаціями у січні-лютому за підсумками минулого року проводиться щорічна оцінка виконання посадовими особами Часовоярської міської ради та її виконавчих органів покладених на них завдань та обов’язків у порядку, визначеному міським головою.

8.7.5. Щорічна оцінка виконання посадовими особами Часовоярської міської ради своїх обов’язків проводиться відповідно до Загальних методичних рекомендацій щодо проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них завдань та обов’язків», затверджених наказом Головдержслужби України від 30.06.2004 № 102, та Порядку проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами апарату Часовоярської міської ради та її виконавчих органів покладених на них обов’язків та завдань, затвердженого розпорядженням міського голови від 18.02.2005 № 5 кр.

8.7.6. Не підлягають щорічному оцінюванню міський голова, секретар міської ради, особи, які перебувають на займаній посаді менше одного року, молоді спеціалісти, вагітні жінки чи жінки, які працюють менше одного року після виходу з відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами чи по догляду за дитиною, а також особи, прийняті на роботу на визначений термін.

8.8. Відомості про доходи посадових осіб міської ради

8.8.1. Посадові особи міської ради подають відомості про доходи, зобов’язання фінансового характеру у вигляді декларації щорічно до 15 квітня за попередній звітний рік.

Посадові особи, які не мали можливості подати у зазначений термін декларації про доходи через перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, через тимчасову непрацездатність, перебування за межами України, під вартою, подають декларації за звітний рік до 31 грудня.

Посадові особи, які припиняють трудові відносини з міською радою, зобов’язані подати декларації до припинення трудових відносин.

Особи, які претендують на зайняття вакантної посади, подають декларації разом із заявою про прийняття на службу або про участь у конкурсі.

8.8.2. Декларації про доходи посадових осіб міської ради та осіб, які претендують на зайняття вакантних посад, зберігаються особових справах і використовуються під час вирішення питання про прийняття на службу, просування по службі або її припинення.

8.8.3. Відомості, що містяться в деклараціях, є конфедиційними. Особи, винні у неправомірному використанні цих відомостей, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

8.9. Підвищення кваліфікації

8.9.1. Посадові особи міської ради підвищують свою кваліфікацію постійно.

Основними видами підвищення кваліфікації посадових осіб, що забезпечують його безперервність є:

навчання за професійними програмами у відповідних навчальних закладах не рідше одного разу на п’ять років;

систематичне самостійне навчання (самоосвіта);

тематичні постійно діючі семінари;

тематичні короткотермінові семінари;

стажування в органах, на які поширюється дія Законів України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та «Про державну службу».

8.10. Продовження терміну перебування на службі

8.10.1. Граничний вік перебування на службі в Часовоярській міській раді становить 60 років для чоловіків і 55 років для жінок.

Ці обмеження не поширюються на міського голову та секретаря міської ради, які обираються на відповідні посади.

8.10.2. Термін перебування на службі в Часовоярській міській раді може бути продовжено, але не більш як на 5 років, за розпорядженням міського голови.

8.10.3. Подання керівника відділу або інших виконавчих органів міської ради щодо продовження терміну перебування в міській раді подається міському голові за місяць до досягнення посадовою особою граничного віку перебування на службі або закінчення терміну попереднього продовження.

8.10.4. У поданні разом з обґрунтуванням потреби продовження зазначеного терміну вказується причина невикористання кадрового резерву на посаду, яку обіймає посадова особа, що досягла граничного віку перебування на службі, список кадрового резерву та термін його підготовки на цю посаду.

8.11. Посадові інструкції

8.11.1. На кожну посаду відповідно до штатного розпису в місячний термін після затвердження радою структури і чисельності апарату виконкому, відділів розробляється посадова інструкція.

8.11.2. Посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій відділів, внесення змін до діючого законодавства.

8.11.3. Посадові інструкції посадових осіб міської ради, службовців складаються їх безпосередніми керівниками і затверджуються заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.

8.11.4. Посадові інструкції керівників структурних підрозділів виконкому складаються керуючим справами виконкому, погоджуються заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків і затверджуються міським головою.

8.11.5. Посадові інструкції складаються з п’яти розділів:

Загальні положення.
Завдання та обов`язки.
Права.
Відповідальність.
Взаємовідносини (зв`язки) за посадою.

8.11.6. У правому куті першої сторінки інструкції розташовується слово «Затверджено», вказуються посада керівника, ініціали та прізвище, підпис керівника про її затвердження, а також дата затвердження.
У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади та структурного підрозділу.

8.11.7. Розділ «Загальні положення» включає:
– найменування посади із зазначенням структурного підрозділу та основну мету діяльності працівника;
– підпорядкованість працівника (вказується посада посадової особи, якій безпосередньо підпорядковується працівник);
– порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов`язків;
– перелік нормативних, методичних та інших документів, якими керується працівник, що займає дану посаду;
– кваліфікаційні вимоги (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, відповідний стаж державної служби чи служби в органах місцевого самоврядування, інші вимоги);
– вимоги до спеціальних знань і навичок (зазначається, що працівник повинен вміти працювати на комп`ютері та знати програмні засоби, знати законодавство з питань охорони праці, правила техніки безпеки та пожежної безпеки, гігієни праці).
У цьому ж розділі рекомендується мати пункт про те, кого відповідальний працівник заміщує на час відсутності з поважних причин (відпустка, хвороба тощо), а також хто заміщує його.

8.11.8. В розділі «Завдання та обов’язки» встановлюється конкретний зміст діяльності працівника, зокрема зазначається:
– відносно самостійна ділянка роботи відповідно до положення про підрозділ. Ділянка роботи може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів, або закріпленням за працівником переліку самостійних питань;
– перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються. При встановленні видів робіт слід визначати їх за організаційно-юридичними ознаками (здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо);
Завдання та обов’язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам професійно-кваліфікаційної характеристики відповідної посади.
Також у цьому розділі зазначається, що працівник зобов`язаний дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку. Виконує інші доручення керівника структурного підрозділу.

8.11.9. В розділі «Права» визначаються засоби, за допомогою яких працівник має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Наприклад, вносити пропозиції керівнику з відповідних питань та покращення роботи, приймати певні рішення, узгоджувати проекти документів, візувати у межах своєї компетенції окремі документи, виконувати обов’язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах і проводити їх, проводити у межах своєї компетенції перевірки, готувати інформаційні матеріали, отримувати необхідну для виконання своїх завдань та функцій інформацію від відповідних установ і підрозділів, долучати до роботи спеціалістів, необхідних для виконання поставленого завдання.

8.11.10. В розділі «Відповідальність» зазначаються критерії оцінки роботи і ступінь персональної відповідальності працівника.
Критеріями оцінки є об’єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконання роботи, використання наданих прав.
Посадова особа несе відповідальність за неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов’язків, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки та обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.

8.11.11. В розділі «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою зазначається: від кого, в які терміни і яку інформацію одержує працівник; кому, яку і в які терміни представляє; з ким погоджує проекти документів, що готуються; з ким спільно готує документи, а також розглядаються інші питання інформаційних взаємозв’язків працівника з підрозділами, особами, організаціями, установами.

8.11.12. Після затвердження посадова інструкція передається працівнику, який проставляє на ній: «З інструкцією ознайомлений», дата, підпис.
Кожен працівник ознайомлюється з посадовою інструкцією під розпис.

8.11.13. Затверджені посадові інструкції зберігаються у керуючого справами виконкому. Копії посадових інструкцій передаються у відділи виконкому.

8.12. Організація використання робочого часу

8.12.1. Тривалість робочого тижня становить 40 годин. Початок роботи о 8.00 годині, закінчення – о 17.00 годині, в п’ятницю з 8.00 до 16.00, обідня перерва з 12.00 до 12.48. Вихідні дні – субота та неділя.

Для провідного спеціаліста з державної реєстрації актів цивільного стану міської ради вихідними днями є неділя та понеділок.

8.12.2. У виконкомі ведеться щоденний табельний облік робочого часу працівників.

8.12.3. При здійсненні своїх повноважень за межами Часовоярської міської ради посадові особи та службовці повинні зробити запис у відповідному журналі із зазначенням місця знаходження, часу вибуття та орієнтовного часу прибуття.

8.12.4. Забороняється в робочий час відривати посадових осіб, службовців та технічних працівників від їх безпосередньої роботи, викликати або змушувати їх виконувати громадські обов’язки чи здійснювати різного роду заходи, не пов’язані з основною діяльністю.

8.12.5. За роботу у святкові і неробочі дні посадовим особам та службовцям може бути наданий за їх заявою інший день відпочинку, згідно діючого законодавства.

8.13. Порядок оформлення відряджень та надання відпусток

8.13.1. Посвідчення про відрядження оформляються на підставі розпоряджень міського голови.

Посвідчення про відрядження підписуються міським головою і засвідчуються гербовою печаткою.

8.13.2. Після повернення з відрядження працівники в 3-денний термін звітують перед своїми безпосередніми керівниками письмово або усно про виконання завдання.

8.13.3. На основі відповідних документів працівникам в встановленому порядку відшкодовуються витрати, пов’язані з перебуванням у відрядженні.

8.13.4. Графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року загальним відділом, узгоджується з профспілковим комітетом, і доводиться до відома всіх посадових осіб, службовців та технічних працівників.

8.13.5. Посадовим особам Часовоярської міської ради надається щорічна відпустка тривалістю 30 календарних днів. Посадовим особам, які мають стаж роботи в державних органах та органах місцевого самоврядування понад 10 років, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю до 15 календарних днів. Додаткова оплачувана відпустка посадовим особам надається одночасно з щорічною відпусткою за встановленим графіком, або за згодою сторін окремо.

Тривалість основної щорічної відпустки службовців та технічних працівників становить 24 календарних днів, додаткових оплачуваних відпусток – визначена в колективному договорі.

8.13.6. Заяви про надання чергових відпусток працівникам апарату міської ради та її виконавчих органів подаються на ім’я міського голови не пізніше, як за 2 тижня.

8.13.7. Працівникам за їх заявою може бути надана відпустка без збереження заробітної плати за сімейними обставинами та з інших поважних причин.

8.13.8. Контроль за дотриманням графіку відпусток та оформлення необхідних документів здійснює загальний відділ міської ради.

8.14. Порядок призначення та звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади

8.14.1.При прийнятті на роботу керівників комунальних підприємств застосовується контрактна форма трудового договору.

У контракті визначаються права та обов’язки сторін, термін дії контракту, умови матеріального забезпечення. Контракт складається у двох примірниках.

8.14.2. Загальний відділ міської ради на підставі контракту (у разі необхідності), заяви та інших документів готує проект розпорядження міського голови щодо призначення особи на посаду, візує його.

8.14.3.Звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади, здійснюється у встановленому законом порядку.

8.14.4.Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення особи на посаду або звільнення з посади.

Розділ 9. Взаємодія виконавчого комітету міської ради з депутатами міської ради

9.1. Порядок взаємодії виконавчого комітету міської ради з депутатами визначається Регламентом Часовоярської міської ради.

9.2. Виконавчі органи міської ради приймають необхідні заходи щодо реалізації депутатських запитів, пропозицій і зауважень депутатів на адресу виконавчого комітету, рекомендацій постійних комісій, сприяють депутатам у роботі по реалізації переліку робіт запланованих до виконання по пропозиціям виборців, вирішенню питань, які порушуються в їх зверненнях, забезпечують депутатів довідковими й методичними матеріалами, необхідними для роботи та звітів перед виборцями.

Виконавчі органи міської ради надають відповіді на питання, порушені у зверненнях депутатів міської ради у десятиденний строк, а у разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки – не пізніше як у місячний строк з дня реєстрації їх у відповідних виконавчих органах.

9.3. Облік та узагальнення переліку робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців, внесених депутатами міської ради для виконання в наступному році, здійснює секретар міської ради.

9.4. Секретар міської ради разом з іншими підрозділами виконавчих органів та представниками підприємств, установ та організацій розробляють перелік робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців, реалізація яких відноситься до відання виконавчих органів міської ради, складають проект плану заходів на їх виконання, та подають його для попереднього розгляду міському голові, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому міської ради.

Після доопрацювання пропозиції про прийняття переліку робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців й проект плану заходів щодо їх виконання розглядаються виконавчим комітетом і вносяться на розгляд міської ради.

9.5. Заходи з виконання переліку робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців, враховуються виконавчим комітетом при розробці планів економічного та соціальною розвитку міста і при складанні міського бюджету.

Робота з депутатськими запитами та депутатськими зверненнями

9.6. Депутатський запит – це підтримана радою вимога депутата міської ради до посадових осіб ради, її виконавчих органів, міського голови, керівників підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, які розташовані або зареєстровані на відповідній території.

Порядок та термін розгляду депутатського звернення здійснюється відповідно до Закону України «Про статус депутатів місцевих рад».

Про результати розгляду депутатського запиту депутат повідомляється у письмовій формі.

Відповідь на депутатський запит готує відповідний відділ чи посадова особа міської ради за підписом міського голови або його заступників.

9.7. Депутатське звернення – викладена в письмовій формі вимога депутата міської ради з питань, пов’язаних з його депутатською діяльністю, до місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування та їх посадових осіб, а також керівників правоохоронних та контролюючих органів, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території відповідної ради, здійснити певні дії, вжити заходів чи дати офіційне роз’яснення з питань, віднесених до їх компетенції.

Працівники виконавчих органів міської ради в терміни, визначені Законом України «Про статус депутатів місцевих рад» готують відповідь депутату на його звернення за підписом міського голови або його заступників.

Розділ 10. Взаємодія виконавчого комітету міської ради з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності

10.1. Взаємодія виконавчого комітету міської ради з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності здійснюється згідно із Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими нормативно-правовими актами України.

Взаємодія здійснюється міським головою, секретарем ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, начальниками відділів міської ради та ін.., на відповідних рівнях згідно функціональних обов’язків, шляхом визначення завдань, погодження планів, програм і дій, обміну оперативною, управлінською інформацією, проведення спільних нарад та інших заходів.

10.2. Інтереси виконкому міської ради у взаємовідносинах з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності представляють міський голова, заступники міського голови, секретар міської ради, керуючий справами виконкому міської ради.

10.3. Порядок забезпечення взаємодії виконкому міської ради з центральними та місцевими органами виконавчої влади, підприємствами, установами та організаціями, визначається цим Регламентом та положеннями про виконавчі органи.

10.4. Контроль за виконанням виконкомом міської ради делегованих повноважень органів виконавчої влади здійснюється в порядку, встановленому законодавством України.

10.5. Контроль за дотриманням підприємствами комунальної власності Конституції та Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, обласної державної адміністрації, здійснюється виконавчими органами міської ради в межах наданих повноважень.

Розділ 11. Організація роботи органів, що утворюються виконавчим комітетом, міським головою

11.1. Виконавчий комітет, міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, координації дій підпорядкованих виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій комунальної та інших форми власності під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів нормативно-правових актів, програм соціально-економічного і культурного розвитку міста, цільових програм, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні і тимчасові робочі органи (комісії, комітети, робочі групи тощо).

11.2. До складу постійних і тимчасових робочих органів залежно від покладених на них завдань включаються міський голова, заступники міського голови, посадові особи міської ради, представники місцевих органів виконавчої влади, а також за згодою – депутати Часовоярської міської ради, представники інших органів, не підпорядкованих виконавчому комітету, суб’єктів підприємницької діяльності, громадських організацій та інші фахівці.

11.3. Сфера діяльності та повноважень постійних і тимчасових робочих органів визначається рішеннями виконавчого комітету, розпорядженням міського голови щодо їх утворення або положеннями про них.

11.4. У складі постійних і тимчасових робочих органів виконкому визначаються посади голови, заступника голови та секретаря робочого органу.

11.5. Організаційною формою роботи постійних і тимчасових робочих органів виконкому є засідання.

Засідання проводиться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

11.6. Рішення про скликання засідання постійних і тимчасових робочих органів приймається його головою.

11.7. Порядок денний засідання постійних і тимчасових робочих органів виконкому формується секретарем робочого органу.

Рішення цих органів оформляються протоколами.

Розділ 12. Висвітлення діяльності виконавчого комітету міської ради та взаємодія із засобами масової інформації

12.1. Згідно з Законом України «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації», Указом Президента України «Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади», іншими нормативними документами, з метою інформування територіальної громади про діяльність міської ради та її виконавчого комітету, вдосконалення та прозорості роботи міської ради та її виконавчих органів, рішення міської ради, її виконавчого комітету, розпорядження та доручення міського голови, що стосуються інтересів громади, доводяться до відома населення через засоби масової інформації (міській газеті «За огнеупори», міськрайонній газеті «Вперед») та/або шляхом розміщення в мережі Інтернет (на офіційному сайті Артемівської міської ради).

12.2. З актуальних питань суспільно-політичного, соціально-економічного та культурного життя міста та країни організовуються засідання «Круглих столів», телефонні «Прямі лінії» за участю міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради, начальників відділів, комунальних підприємств тощо.

12.3. Керівники структурних підрозділів міської ради несуть персональну відповідальність за чітке, оперативне і об’єктивне висвітлення діяльності міської ради.

Розділ 13. Інші питання організації роботи виконавчого комітету міської ради

13.1. Організація чергувань у виконавчому комітеті міської ради

13.1.1. Чергування у виконавчому комітеті міської ради здійснюється в нічний час працівниками диспетчерської служби «005».

13.1.2. Відповідальні чергові служби «005» при чергуванні повинні:

– визначити порядок оперативного вирішення питань, які можуть виникнути під час чергування;

– систематично підтримувати зв’язок з диспетчерськими службами міста та підприємств міського господарства;

– у разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації негайно повідомити міського голову, першого заступника міського або заступника міського голови відповідно до функціональних обов’язків, та в подальшому діє за погодженими з ними заходами.

– координувати чітку взаємодію всіх підрозділів та спеціальних служб міста при ліквідації наслідків надзвичайних або аварійних ситуацій;

– у випадку аварії організувати виконання робіт по ліквідації її наслідків.

– постійно інформувати керівництво виконкому міської ради про хід усунення.

13.1.3. Після закінчення чергування відповідальний черговий надає інформацію про результати свого чергування на ім’я міського голови.

13.1.4. У вихідні та святкові дні, а також в особливих випадках, за вказівкою міського голови для координації роботи комунальних та інших служб міста, а також міського господарства та оперативного вирішення питань, призначаються відповідальні чергові з числа керівних посадових осіб Часовоярської міської ради.

Графік чергувань цих осіб затверджується розпорядженням міського голови та підписується керуючим справами виконкому міської ради.

13.2. Матеріально-технічне забезпечення та інші питання діяльності виконкому міської ради

13.2.1. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконкому міської ради проводиться загальним відділом міської ради.

13.2.2. Загальний відділ міської ради здійснює заходи для утримання в належному стані приміщення будинку, ремонт меблів, обладнання, забезпечення працівників канцелярським приладдям, папером, телефонним зв’язком тощо.

13.2.3. Замовлення на канцтовари подаються загальному відділу міської ради безпосередньо керівниками відділів міської ради.

13.2.4. Майно, що знаходиться у робочих кімнатах, закріпляється за працівниками, які їх займають. Вони несуть особисту відповідальність за збереження і цільове використання майна. При звільненні з роботи здають його загальному відділу міської ради, про що робляться відповідні відмітки в обхідному листі.

13.2.5. Винос майна з будинку, його перенесення з однієї робочої кімнати в іншу проводиться лише з дозволу начальника загального відділу

13.2.6. Вхід відвідувачів у приміщення виконкому міської ради здійснюється з 8 до 17 години.

У неробочий час (під час перерви з 12-00 до 13-00, а також з 17-00 до 8-00), у вихідні та святкові дні вхід сторонніх осіб до приміщення обмежується.

13.2.7. Куріння в приміщеннях виконавчого комітету міської ради забороняється.